Сроки хранения кадровых документов норативная база

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Любой бухгалтер прекрасно осознает значимость верного оформления первичной учетной документации для целей ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Однако не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации. Федеральный закон от Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия учреждения. Выдача этих документов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия учреждения , как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера п.

22 "Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в Иначе затраты на хранение кадровых документов существенно. Нормативная база. Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами: Трудовой кодекс РФ;. Нормативная база. Хранение и оформление Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее: приказы о приеме на работу.

Хранение кадровых документов

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля. При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Кроме того, полезной окажется книга Я. Варламовой и Е. Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от Найти его можно в любой справочной правовой системе Консультант Плюс, Гарант, Кодекс или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании. Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:. Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Организация кадрового делопроизводства с нуля

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации.

Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля. При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Кроме того, полезной окажется книга Я.

Варламовой и Е. Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от Найти его можно в любой справочной правовой системе Консультант Плюс, Гарант, Кодекс или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск.

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании. Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:. Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей — на основании этих данных нужно выверить штатное расписание. Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной.

Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех.

После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании. Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника.

Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести. Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах.

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует.

Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей подлинной датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются изменяются те условия, которые были указаны неверно. Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы , то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику. Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников если они были и др. Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию.

В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить.

После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе — не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников если до вас их не вели. Заполняются личные карточки кадровиком — такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм постановление Госкомстата России от Полученные от сотрудников копии документов паспорта, страхового свидетельства и др.

В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная — направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу. При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым.

Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы — для передачи дел от одного менеджера к другому. Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами — доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства.

Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время.

Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника. График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы — в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет. При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве. И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации локальных нормативных актов.

Еремеева, руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала.

Обратите внимание Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся: правила внутреннего трудового распорядка;.

Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. В ПФР необходимо отправлять цветные копии документов. Утверждены новые формы аттестатов о присвоении званий профессора и доцента, предусматривающие внесение QR-кода.

Работники могут пожаловаться на работодателя, если он задерживает зарплату. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от Ниже приводим извлечение из этого документа. Согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября г. Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее - документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее в тексте - организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

Как хранить приказы по кадрам

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Инструкция по охране труда. Как оформить сверхурочную работу. Сокращение штата или численности в чем разница. Трудовой договор с сезонным работником - образец. Положение о премировании работников образец. Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы.

Нормативная база. Хранение и оформление Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее: приказы о приеме на работу. См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации! В случае расхождений подзаконная нормативная база приводится в соответствие. Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в "Перечне типовых.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база Где хранить документы Срок хранения бухгалтерских документов в организации Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов Ответственность за хранение бухгалтерских документов. Во время работы организации накапливается много первичных документов.

Сроки хранения документов

Законодательство Российской Федерации - основа регламентации работы с кадровой документацией. Кадровая документация является неотъемлемой частью унифицированной системы документации. Поэтому работа с ней подчиняется общепринятым законам и нормам. В настоящее время все большее количество норм документирования основываются на законодательном регулировании. Законодательные и нормативные документы, определяющие порядок работы с кадровой документацией, представляют собой четырехуровневую систему. Федеральные законы, законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ относятся к документам первого уровня. К документам второго уровня относятся законы и нормативные правовые акты субъекта Федерации. На третьем уровня находятся нормативные акты отдельных министерств и ведомств по вопросам ведения кадровых документов. На четвертом уровне — локальные нормативные акты организаций, разрабатываемые на основе документов первых трех уровней и собственной практики.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Грамотное кадровое делопроизводство — это для любой компании основа успешного прохождения проверок трудовой и налоговой инспекции, внебюджетных фондов и отсутствия таких негативных их последствий, как приостановка деятельности, дисквалификация, судебные тяжбы, штрафы. Все внутренние документы, с которыми приходится работать кадровой службе, можно классифицировать как:. Его рекомендовано применять для оформления организационно-распорядительных документов компании. Обновлен список реквизитов, которые нужно указывать в документе. Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Его указывают под наименованием организации. Появился гриф ограничения доступа к документу.

Сроки хранения документов по личному составу (Иритикова В.)

В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов. То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:.

Сроки хранения служебных писем

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов? Президент России В. Путин Закон вступил в силу Он касается документов, созданных начиная с г.

Просмотр полной версии : Сроки хранения документов СМК. Уважаемые коллеги! Подскажите, пожалуйста, сколько должны хранится документы Системы менеджмента качества СМК , в частности процедуры. Дело в том, что на нашем предприятии начали активно внедрять различные стандарты. Однако, не противоречит ли это ст. Там говорится, что правила, инструкции и регламенты а по сути процедуры СМК это инструкции хранятся постоянно по месту разработки. В российской практике 3-летний срок хранения обычно назначается не очень-то нужным документам — думаю, для организаторов СМК это повод задуматься : Далее, с формальной точки зрения: Процедура СМК "Управление документами" - это Ваш внутренний нормативный документ.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. hotchmemdiver

    Блог просто замечательный, буду рекомендовать всем знакомым!

  2. Макар

    Хотел бы сказать пару слов.

  3. Христофор

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы не правы. Я уверен. Давайте обсудим это.

  4. Бронислава

    Браво, ваша фраза пригодится

  5. Януарий

    Предлагаю Вам посетить сайт, с огромным количеством информации по интересующей Вас теме.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных